Ford Fuel Flow est un système de gestion de stations-service édité par
FORD HIGH TECH, immatriculé sous le numéro
0202112859441, dont le siège est situé à
Cocotomey, Abomey-Calavi, Bénin (ci-après « nous », « l'éditeur »).
L'application se compose d'une interface web destinée aux administrateurs de station et d'une application mobile destinée aux pompistes. Le présent règlement s'applique aux deux.
2.Champ d'application
Ce règlement décrit les données à caractère personnel et les données opérationnelles que nous traitons lorsque vous utilisez Ford Fuel Flow, que vous soyez :
Administrateur : gérant ou responsable de station utilisant l'application web pour piloter les pompes, cuves, produits, tarifs, ventes et le personnel ;
Pompiste : agent de station utilisant l'application mobile pour enregistrer les ventes au pistolet ;
Client final dont les données de transaction (nom, référence de compte client, numéro de bon d'essence) peuvent être enregistrées dans le cadre d'une vente.
3.Données que nous collectons
3.1 Données de compte et d'authentification
Code d'accès personnel (les pompistes se connectent par code d'accès, sans email ni mot de passe classique) ;
Identifiant, nom et rôle de l'utilisateur (administrateur ou pompiste) ;
Point de vente, pompe et pistolet associés à l'utilisateur ;
Historique des connexions et des changements de code d'accès.
3.2 Données de transaction et de vente
Détails de chaque vente : produit, quantité, prix unitaire, montant total, mode de paiement ;
Informations liées au moyen de paiement choisi : Mobile Money (opérateur MTN, MOOV ou CELTIS et numéro associé), compte client et solde de crédit, carte bancaire (données de transaction, pas les données complètes de la carte), ou bon d'essence (numéro et code scanné) ;
Numéro de vente, date, heure, statut (validée, en cours d'annulation, annulée, rejetée) ;
Motif et pièces jointes en cas de demande d'annulation.
3.3 Données de facturation normalisée (DGI e-MCF)
Montants hors taxe, TVA et toutes taxes comprises calculés pour chaque vente ;
Type de facture (facture de vente ou facture d'avoir en cas d'annulation) ;
Identifiants de normalisation retournés par le dispositif e-MCF de la DGI.
3.4 Données opérationnelles de station
Données de pompes, pistolets, cuves, produits et étalonnages ;
Commandes fournisseurs et mouvements de stock ;
Journal d'audit horodaté de toutes les actions effectuées dans l'application (qui a fait quoi, quand).
3.5 Données techniques et de l'appareil
Type d'appareil, système d'exploitation, version de l'application ;
Journaux techniques (erreurs, performance) à des fins de maintenance ;
Préférence de format d'impression (ticket Bluetooth ESC/POS ou PDF), enregistrée localement sur l'appareil.
Catégorie
Exemples de données
Collectée auprès de
Compte
Code d'accès, rôle, point de vente
Administrateur, pompiste
Transaction
Produit, montant, mode de paiement
Pompiste, client final
Fiscale (e-MCF)
HT, TVA, TTC, identifiant DGI
Générée par le système
Opérationnelle
Cuves, pompes, stocks, journal
Administrateur, système
Technique
Appareil, logs, préférences d'impression
Appareil de l'utilisateur
4.Pourquoi nous collectons ces données
Permettre l'enregistrement et le suivi des ventes de carburant, lubrifiant et produits pétroliers ;
Émettre des factures conformes à la réglementation fiscale béninoise via le dispositif e-MCF de la DGI ;
Gérer les comptes clients à crédit et leur plafond ;
Assurer la traçabilité et l'audit des opérations (annulations, modifications de prix, étalonnages) ;
Sécuriser l'accès à l'application et prévenir les usages frauduleux ;
Assurer le support technique et améliorer la fiabilité de l'application.
5.Base légale du traitement
Selon le cas, nos traitements reposent sur :
L'exécution du contrat liant l'éditeur à la station-service cliente (fourniture du service Ford Fuel Flow) ;
Une obligation légale, notamment fiscale, dans le cadre de la facturation normalisée exigée par la Direction Générale des Impôts (DGI) du Bénin ;
L'intérêt légitime de l'éditeur et de la station à assurer la sécurité, la traçabilité et la bonne gestion des opérations ;
Le consentement de l'utilisateur, lorsque celui-ci est requis (par exemple certaines préférences facultatives).
6.Avec qui nous partageons les données
Nous ne vendons pas vos données. Elles peuvent être partagées, dans la stricte mesure nécessaire, avec :
La Direction Générale des Impôts (DGI) du Bénin, via le dispositif e-MCF, pour la normalisation des factures (voir section 7) ;
Les opérateurs de Mobile Money (MTN, MOOV, CELTIS) lorsque ce mode de paiement est utilisé, dans la mesure nécessaire à la validation de la transaction ;
Notre hébergeur et nos prestataires techniques, qui traitent les données pour notre compte et sous nos instructions (base de données, sauvegardes, maintenance) ;
Les autorités compétentes, si la loi béninoise l'exige.
7.Transmission à la DGI (facturation normalisée e-MCF)
Lorsqu'une vente est normalisée, les montants de la transaction (hors taxe groupe A exonéré, taxe groupe B à 18 %, total TTC) sont transmis au dispositif e-MCF de la DGI pour obtenir un identifiant de facture fiscalement valide. En cas d'annulation confirmée d'une vente déjà normalisée, une facture d'avoir (FA) est automatiquement générée et transmise selon le même mécanisme. Cette transmission est une obligation légale et ne peut être désactivée pour les ventes concernées.
8.Durée de conservation
Type de donnée
Durée de conservation indicative
Données de compte utilisateur
Durée de la relation contractuelle
Ventes et factures (y compris e-MCF)
10 ans / durée légale fiscale applicable au Bénin
Journal d'audit
3 ans à des fins de preuve et de contrôle
Journaux techniques
3 mois
À l'expiration de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées, sauf obligation légale de conservation plus longue.
9.Sécurité des données
Connexions chiffrées (HTTPS/TLS) entre l'application et notre API ;
Communications avec le dispositif e-MCF sécurisées (vérification SSL activée en environnement de production) ;
Accès aux données limité par rôle (administrateur / pompiste) ;
Journalisation des actions sensibles (annulations, modifications de prix, étalonnages) pour permettre la détection d'anomalies ;
Sauvegardes régulières de la base de données.
10.Vos droits
Conformément à la loi béninoise n°2017-20 du 20 avril 2018 portant Code du numérique en République du Bénin (protection des données à caractère personnel), et sous réserve des exceptions prévues par la loi (notamment les obligations fiscales), vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :
Droit d'accès : obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en obtenir une copie ;
Droit de rectification : corriger des données inexactes ou incomplètes ;
Droit d'opposition : vous opposer, pour motif légitime, à certains traitements ;
Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données lorsque la loi le permet ;
Droit à la limitation du traitement dans certains cas.
Pour exercer ces droits, contactez-nous aux coordonnées indiquées en section 15. Vous pouvez également saisir l'Autorité de Protection des Données Personnelles (APDP) du Bénin.
11.Données stockées sur l'appareil
L'application mobile enregistre localement, sur votre appareil uniquement, votre préférence de format d'impression (ticket Bluetooth ESC/POS ou PDF 58 mm). Cette information n'est pas transmise à nos serveurs et peut être modifiée à tout moment depuis l'écran Profil.
12.Mineurs
Ford Fuel Flow est un outil professionnel destiné aux administrateurs et employés majeurs de stations-service. L'application n'est pas destinée aux mineurs et nous ne collectons pas sciemment de données les concernant.
14.Modifications du présent règlement
Nous pouvons mettre à jour ce règlement pour refléter des évolutions légales, techniques ou fonctionnelles de l'application. La date de dernière mise à jour figure en haut de ce document. En cas de changement substantiel, nous en informerons les utilisateurs via l'application.
15.Nous contacter
Pour toute question relative à ce règlement ou à vos données personnelles :